Документационное обеспечение управления. Практическое пособие

Михаил Рогожин Отсутствует

В книге рассмотрены важнейшие вопросы документационного обеспечения управления организацией. Проблематика документационного обеспечения излагается комплексно, исходя из требований последних руководящих документов. Структурно книга состоит из четырех разделов.

В первом из них рассматриваются общие требования к содержанию и оформлению реквизитов, а также к стилю изложения документов делового общения. Второй раздел посвящен характеристике важнейших документов делового общения. Содержание третьего раздела дает читателям возможность изучить основы организации службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии (в учреждении).

В четвертом разделе изложено описание ключевых этапов технологии создания, обработки, передачи и хранения документов делового общения. Все разделы книги снабжены большим количеством примеров, а также образцами оформления документов. Книга выгодно отличается от прочих подобных изданий ярко выраженной практической направленностью содержания в сочетании с широтой освещаемого материала и в этом смысле не имеет себе аналогов.

Рекомендуется в качестве практического и справочно-методического пособия всем, кто изучает вопросы документационного обеспечения управления в учебных заведениях или сталкивается с необходимостью его организации в процессе повседневной деятельности.

Книга рекомендуется секретарям, помощникам руководителей , сотрудникам служб персонала и ДОУ, а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству, секретарскому делу и студентам учебных заведений, обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации» и «Управление персоналом».

3-е издание, дополненное и переработанное.

Организация кадровой работы предприятия

Михаил Рогожин Прочая образовательная литература Отсутствует

Рассмотрены важнейшие вопросы организационнодокументационного и правового обеспечения кадровой работы в условиях современного предприятия. Проблематика книги излагается комплексно, исходя из требований актуальных нормативно-правовых и иных руководящих документов по освещаемым вопросам.

Структурно книга состоит из пяти разделов. В первом из них рассматриваются организационные основы кадровой работы, раскрыта ее взаимосвязь с кадровой политикой. Охарактеризованы основные варианты кадровых стратегий, раскрыты принципы, направления и задачи кадровой работы.

Второй раздел посвящен вопросам практической организации работы кадрового органа предприятия. Читатели познакомятся с его назначением, функциями и задачами, особенностями структуры и численного состава службы персонала и отдела кадров предприятия, технологией управления указанными подразделениями.

В третьем разделе излагаются основы документационного обеспечения кадровой работы на предприятии. Дана развернутая характеристика кадровой документации предприятия. Описан порядок ведения трудовых книжек и личных дел сотрудников . Четвертый и пятый разделы пособия описывают порядок правового регулирования отдельных вопросов кадровой работы в соответствии с нормами введенного в действие с 1 февраля 2002 года Трудового кодекса РФ.

Особое внимание уделено трудовым договорам. Книга снабжена большим количество примеров, схем, а также образцами оформления документов. Пособие имеет ярко выраженную практическую направленность содержания в сочетании с широтой освещаемого материала и в этом смысле не имеет себе аналогов.

В качестве учебно-методического и практического пособия рекомендуется всем, кто изучает вопросы организационного, документационного и правового обеспечения кадровой работы или сталкивается с необходимостью их планирования и осуществления в повседневной деятельности.

Грамматический справочник по английскому языку с упражнениями

Ольга Владимировна Полякова Учебная литература Отсутствует

Цель пособия – помочь студентам , не изучавшим английский язык до поступления в вуз, овладеть основами грамматики (морфологии и синтаксиса) английского языка . Преимуществом пособия является простота изложения, максимально удобная форма подачи материала – таблицы.

Тренировочные упражнения, приведенные в конце пособия, способствуют приобретению навыков по переводу с русского языка на английский. Правильность выполнения заданий можно проверить по ключам. Пособие рекомендовано как для аудиторной, так и для самостоятельной работы.

Для студентов I—II курсов заочных отделений, обучающихся по специальностям: Государственное и муниципальное управление, Экономика и управление на предприятии, Финансы и кредит, Документоведение и документационное обеспечение управления.

Приказы и распоряжения предприятия

Михаил Рогожин Прочая образовательная литература Отсутствует

В настоящем пособии рассмотрен порядок подготовки приказов и распоряжений предприятия (организации, учреждения) по различным вопросам его деятельности. Материал пособия излагается комплексно, на основе требований законодательства, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документоведения и документа-ционного обеспечения управления.

Пособие содержит более 50 образцов приказов и распоряжений, типовые формы документов, рекомендации по подготовке их содержания и оформлению с учетом положений Типовой инструкции по делопроизводству (2005 г.), государственного стандарта ГОСТ Р6. 30–2003 «УСД.

УСОРД. Требования к подготовке документов» и Методических рекомендаций ВНИИДАД. Для руководителей предприятий (организаций, учреждений), их заместителей по вопросам управления, работников служб ДОУ, кадровых служб, а также обучающихся по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Организация делопроизводства предприятия

Михаил Рогожин Прочая образовательная литература Отсутствует

В книге излагаются ключевые вопросы организации эффективного делопроизводства в условиях функционирования современного предприятия . Подробно освещается специфика организационного регулирования документационного обеспечения управления (ДОУ) и его правовая база.

В доступной форме излагается технология создания «с нуля» службы ДОУ предприятия, подкрепленная значительным количеством примеров и образцов документации предприятия. В книге содержатся рекомендации по организации работы персонала службы ДОУ, а также примерные тексты должностных обязанностей ее сотрудников.

Пособие подготовлено с учетом требований ГОСТ Р6. 30-2003, ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов, регламентирующих организацию документационного обеспечения управления на предприятии. Адресовано руководителям предприятий (организаций, учреждений), заместителям руководителей по управлению, сотрудникам служб (отделов) документационного обеспечения управления и секретариатов, а также обучающимся на специализированных курсах по ДОУ, секретарскому делу и в учебных заведениях по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления».

Деловые документы в примерах и образцах

Михаил Рогожин Справочная литература: прочее Отсутствует

Первый сборник типовых документов предприятия с учетом нового ГОСТ Р6. 30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации . Требования к оформлению документов». В книге изложены организационные основы работы с документами, даются подробные пояснения и комментарии по всем приведенным видам документов.

Предназначен для руководителей организаций, их заместителей по управлению, работников служб документационного обеспечения, отделов кадров, предпринимателей , менеджеров , а также для обучающихся по специальностям «Менеджмент» и «Документационное обеспечение управления».

Организация работы с обращениями граждан в истории России. Учебное пособие

С. Ю. Кабашов Учебная литература Отсутствует

Учебное пособие раскрывает порядок работы с обращениями граждан, складывавшийся на протяжении 500 лет в Российском государстве. Пособие может быть использовано при изучении дисциплин «Организация работы с обращениями граждан», «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления», «История государственных учреждений».

Пособие содержит, кроме основного учебного материала, подробный хронологический указатель фактов, событий, дат принятия правовых актов, связанных с развитием порядка рассмотрения обращений, обширный предметно-терминологический словарь, комплект схем по исторической и современной организации работы с обращениями, а также задания и вопросы для самостоятельной работы.

Для студентов, аспирантов исторических, социологических, политологических, управленческих специальностей, преподавателей вузов, научных и архивных работников и тех, кто интересуется вопросами развития государственных учреждений и делопроизводства в органах управления.

Делопроизводство. Учебное пособие для СПО

Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие

А. Б. Барихин Учебная литература Отсутствует

В данном издании обобщены, проанализированы и снабжены профессиональными рекомендациями вопросы теории и практики современного делопроизводства и документооборота. Книга, создана на основе действующих на территории Российской Федерации общегосударственных нормативно-методических материалов, которые регламентируют документационное обеспечение управленческой деятельности.

Изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Отдельные разделы посвящены организационно-распорядительным документам, служебным письмам, документам бухгалтерского учета, документам по финансово-расчетным операциям, договорам, документам содержащим коммерческую тайну.

В приложениях приведено более ста образцов (форм) наиболее актуальных организационо-распорядительных, бухгалтерских, кадровых и иных документов. Для руководителей предприятий и отделений, секретарей-референтов, офис-менеджеров, сотрудников отделов кадров, бухгалтерий, архивов и других работников, имеющих дело с документооборотом.

Данная работа представляет огромный интерес для преподавателей, аспирантов и студентов вузов.

Как правильно и быстро разработать документацию предприятия

Юрий Михайлов Учебная литература Отсутствует

В пособии рассматриваются требования к подготовке наиболее важных локальных нормативных актов, издаваемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Помимо примерных текстов десяти локальных нормативных актов (в том числе Правил внутреннего трудового распорядка), в книгу включен и образец коллективного договора.

Вопросы проверки Федеральной инспекцией труда соблюдения работодателями трудового законодательства, иных актов, содержащих нормы трудового права, излагаются в контексте вступающего в силу с 1 июля 2009 г. Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного (муниципального) контроля (надзора)».

Книга адресована руководителям предприятий (организаций, учреждений), их заместителям, руководителям и специалистам отделов кадров, а также обучающимся по специальностям «Менеджмент организации», «Управление персоналом» и «Делопроизводство (Документоведение и документационное обеспечение управления)».

Подробно рассмотрены законодательные, нормативные и правовые акты в области ДОУ Книга предназначена студентам вузов, обучающихся по специальности «Документоведение и архивоведение», широкому кругу специалистов – управленцев разного уровня, занимающихся подготовкой и оформлением документов, работников делопроизводственных служб, секретарей-референтов.

Также книга будет полезна для специалистов, организующих внедрение систем электронного документооборота.

Типичные ошибки кадрового делопроизводства

Михаил Юрьевич Рогожин О бизнесе популярно Отсутствует Нет данных

В книге рассматриваются наиболее характерные ошибки, допускаемые при заключении, изменении и прекращении (расторжении) трудового договора, издании основных приказов (распоряжений) по кадрам, а также при обращении с трудовыми книжками. Она пригодится руководителям предприятий (организаций, учреждений), индивидуальным предпринимателям, работникам кадровых подразделений (кадровым менеджерам), а также студентам и лицам, совершенствующим свою квалификацию по специальностям «Управление персоналом», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Трудовое право».

Законодательство приведено по состоянию на июнь 2015 г.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

С. Ю. Кабашов Делопроизводство Отсутствует Нет данных

Издание содержит термины и определения по вопросам делопроизводства и архивного дела. Предназначено для преподавателей высших и средних профессиональных учебных заведений, научных работников, студентов вузов и колледжей, изучающих документоведение и архивоведение, а также для практических работников, должностных лиц различного уровня управления, гражданских служащих, работников органов государственной власти, депутатов органов представительной власти, глав муниципальных образований, глав местных администраций, муниципальных служащих, а также для читателей, интересующихся вопросами документационного обеспечения управления и архивного дела.

Справочник содержит как образцы основных кадровых документов, так и конкретные рекомендации по подготовке и оформлению трудовых отношений на предприятии: приему на работу, увольнению, оформлению трудовых книжек, командировок, отпусков, составлению штатного расписания, должностных инструкций и мн.

др. Справочник предназначается для руководителей предприятий и организаций, работников отделов кадров, HR-менеджеров, иных сотрудников, организующих документационное обеспечение кадровой службы. Справочные материалы данной книги могут помочь в работе бухгалтерам, аудиторам, юристам, сотрудникам налоговых органов и другим специалистам, которые по роду своей деятельности сталкиваются с документооборотом и вопросами кадровой службы.

В книге представлен курс лекций, дающих ответы на все ключевые вопросы ведения делопроизводства предприятия (организации, учреждения). Лекционный материал излагается комплексно, на основе законодательства и нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства.

Главное место в работе занимает рассмотрение вопросов управления документацией (документационного менеджмента) и документирования деятельности, а также особенности ведения делопроизводства в кадровой службе и бухгалтерии предприятия (организации, учреждения).

Учебное пособие адресовано обучающимся по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления», а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству и архивному делу.

Документная лингвистика. Практикум

Т. В. Леонтьева Языкознание Отсутствует

Пособие представляет собой сборник заданий и упражнений, обеспечивающих практическую речевую подготовку специалистов, осуществляющих разработку и коррекцию текстов документов. Для студентов специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение управления, а также для студентов экономико-управленческих и правовых специальностей; может быть полезно практикам, чья деятельность предполагает создание и редактирование документов.

Основы делопроизводства. Учебник и практикум для СПО

Анна Юрьевна Иванова Учебная литература Профессиональное образование

Документ – основной инструмент управления и продукт профессиональной деятельности любого управленца. Поэтому для специалиста в области государственного и муниципального управления важны: знание основ делопроизводства, умение ориентироваться в море нормативных документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, языковая грамотность, владение официально-деловым стилем речи и навыки работы с документами.

Отличительной особенностю данного учебника является междисциплинарный подход к изучению и созданию документа. Поэтому большое внимание уделено не только технологическим вопросам создания, оформления документов и организации работы с ними, но и языку служебного документа.

Справочник по делопроизводству

Михаил Рогожин Справочники Отсутствует

Второе издание одной из лучших отечественных книг по делопроизводству. Комплексно и в доступной форме освещается система документационного обеспечения в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами». Материал изложен с опорой на актуальную практику делопроизводства и самые последние нормативные акты.

Учены изменения в организации хранения документов. Адресовано специалистам секретариатов, служб делопроизводства, заведующим архивом, работникам аппарата суда, нотариусам, владельцам и руководителям предприятий, а также обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации».

Настольная книга секретаря: подготовка документов

Михаил Рогожин Справочная литература: прочее Отсутствует

«Настольная книга секретаря» – нестандартное практическое пособие, содержащее полнотекстовые версии наиболее важных деловых документов. Дает ответы на основные вопросы организации секретарской деятельности в условиях современного предприятия. Подготовлено с учетом требований ГОСТ Р6.

30-2003 и Правил ведения и хранения трудовых книжек (2003 г.). Адресовано секретарям всех категорий, их руководителям, заместителям по управлению, сотрудникам служб ДОУ, секретариатов, студентам, обучающимся по специальности 350800 «Делопроизвоство и документационное обеспечение управления», слушателям специализированных курсов.

Помимо многочисленных примеров документов, подлежащих включению в личные дела, в пособии приводятся формы документации, сопровождающей обращение с личными делами с момента их заведения и до передачи в архив. Книга адресована руководителям и специалистам кадровых служб предприятий, организаций и учреждений, лицам, обучающимся в учебных заведениях профессионального образования по специальностям «Документационное обеспечение управления» и «Управление персоналом», слушателям специализированных курсов по HR-менеджменту а также всем интересующимся проблематикой обращения с личными делами и персональными данными.

Данный учебник на основе действующей общегосударственной нормативной базы наиболее полно отражает опыт документационного обеспечения управленческой деятельности современных государственных и негосударственных организаций, а также использование компьютерной техники и технологий в этом процессе. В издании учтены особенности, связанные с работой с документами в организациях разных форм собственности. Особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Шаг 1. Выбирайте книги в каталоге и нажимаете кнопку «Купить»;

Шаг 2. Переходите в раздел «Корзина»;

Шаг 3. Укажите необходимое количество, заполните данные в блоках Получатель и Доставка;

Шаг 4. Нажимаете кнопку «Перейти к оплате».

На данный момент приобрести печатные книги, электронные доступы или книги в подарок библиотеке на сайте ЭБС возможно только по стопроцентной предварительной оплате. После оплаты Вам будет предоставлен доступ к полному тексту учебника в рамках Электронной библиотеки или мы начинаем готовить для Вас заказ в типографии.

Внимание! Просим не менять способ оплаты по заказам. Если Вы уже выбрали какой-либо способ оплаты и не удалось совершить платеж, необходимо переоформить заказ заново и оплатить его другим удобным способом.

Оплатить заказ можно одним из предложенных способов:

1. Безналичный способ:
   • Банковская карта: необходимо заполнить все поля формы. Некоторые банки просят подтвердить оплату – для этого на Ваш номер телефона придет смс-код.
   • Онлайн-банкинг: банки, сотрудничающие с платежным сервисом, предложат свою форму для заполнения. Просим корректно ввести данные во все поля.
     Например, для " class="text-primary">Сбербанк Онлайн требуются номер мобильного телефона и электронная почта. Для " class="text-primary">Альфа-банка потребуются логин в сервисе Альфа-Клик и электронная почта.
   • Электронный кошелек: если у Вас есть Яндекс-кошелек или Qiwi Wallet, Вы можете оплатить заказ через них. Для этого выберите соответствующий способ оплаты и заполните предложенные поля, затем система перенаправит Вас на страницу для подтверждения выставленного счета.

Издание второе, исправленное и дополненное Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебника для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования УДК 651(075.32) ББК 60.844я723 КТК 069 % Документационное обеспечение управления (Делопро изводство) : учебник / М. И. Басаков. - Изд. 2е, исп. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2013. - 350 с. - (Среднее профессиональное образование). 15*"% #!% Учебник подготовлен в соответствии с требованиями Госу дарственного образовательного стандарта для студентов коллед жей, изучающих дисциплину «Документационное обеспечение управления и архивоведение» по специальностям, входящим в состав укрупненной группы специальностей 084000 «Экономи ка и управление». В отличие от других в данном учебнике особое внимание уде лено оформлению реквизитов документов, приводятся тщатель но отработанные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30– 2003 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федераль ных органах исполнительной власти образцы важных видов управленческих документов, в том числе по личному составу (кадрам) организаций. Излагаются основные положения по офор млению деловой корреспонденции в англоязычных странах. Учебник может быть полезен секретарям, секретарямрефе рентам и всем тем практическим работникам, кто по роду своей деятельности связан с оформлением управленческой докумен тации и ее хранением. УДК 651(075.32) ББК 60.844я723 Басаков М. И., 2013 Оформление: ООО «Феникс», 2013 15*"% #!% % Рецензенты: доктор экономических наук, профессор Ростовского государственного экономического университета (РГЭУ) Н.М. Шумин кандидат экономических наук, доцент Ростовского государственного экономического университета (РГЭУ) И.М. Рябцев! Успешная деятельность любой организации в настоящее вре мя практически не возможна без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроиз водства. Умение грамотно, правильно в соответствии с действу ющими нормами оформить служебный документ и обеспечить его сохранность наряду с глубокими специальными знаниями и владением основами делового общения, является важной состав ляющей профессиональной подготовки, компетенции будуще го специалиста. Предлагаемый учебник обеспечивает возмож ность студентамвыпускникам колледжей широкого круга спе циализации овладеть необходимым объемом знаний в сфере до кументационного обеспечения управления и архивного дела. Данный учебник в отличие от других подобных изданий ха рактеризуется рядом особенностей, основные из которых при ведены ниже. 1. Поскольку документирование управления, организация работы с документами и их хранение являются столь же древ ними, как и само управление, в учебнике раздел, посвященный истокам делопроизводства, его становлению и развитию в Рос сии, приведен в несколько расширенном виде, содержащем ряд любопытных исторических фактов, расширяющих кругозор сту дента. 2. Практика документационного обеспечения управления по зволяет сделать вывод, что подготовка любого документа, напри мер служебного письма, заключается, прежде всего, в знании пра вил оформления его реквизитов, т.е. информационных элемен тов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, визы утверждения и согласования и др.). Отсюда то большое внима ние, которое, в отличие от других учебников, уделено в данной книге оформлению реквизитов в соответствии с положениями национального стандарта России ГОСТ Р 6.30–2003. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов при этом " сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов (приказов, распоряжений, актов, служебных писем, протоколов и др.). 3. Определенное место в учебнике уделено вопросам оформ ления документов по личному составу (персоналу). Такой раздел обычно в учебниках и учебных пособиях по делопроизводству не приводится или приводится, но в малом объеме. С нашей точки зрения, знание основ оформления данного вида документов для будущих специалистов весьма полезно, поскольку, например, в малом бизнесе, где в большинстве случаев по окончании учебы выпускникам колледжей приходится работать, нередко собствен нику организации самому, секретарю или одному из специалис тов поручается совмещать свои основные обязанности с выполне нием функций инспектора (менеджера) по кадрам. 4. Значительное место в книге уделено организации докумен тооборота, технологии регистрации, учета, контроля и архивно го хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, - это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оператив но решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализи ровать свою работу, принимать оптимальное решения. Кто зна ет, как сложится ваша трудовая деятельность, возможно, кому то из вас придется работать секретарем, секретаремреферентом или архивариусом. Книга эта может дать вам вполне достаточ ные стартовые знания для работы в этих ставших в наше время хорошо оплачиваемых и престижных должностях. Достаточное место в учебнике уделено вопросам механиза ции и компьютеризации документационного обеспечения управления. Это объяснимо, поскольку в настоящее время ком мерческий успех организации во многом зависит от уровня тех нического оснащения и использования современных информа ционных технологий в управлении. Обращаясь к студентам колледжей, которым предстоит изучать дисциплину «Документационное обеспечение управления и осно вы архивоведения», и к тем читателям, кто уже работает, но чувству ет недостаточность подготовки в этой области, хочу пожелать успе хов в освоении полезных для каждого специалиста знаний. Автор # Современное общество справедливо называют «информаци онным». Объясняется это тем фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельно сти человека зиждятся на информации, информационных тех нологиях. Информация (от лат. information - осведомлять) - глубокое, емкое понятие. В делопроизводстве, где информация рассмат ривается на основе отождествления ее с такими понятиями, как «сведения», «сообщение», «пояснения» и т.п., принята форму лировка, приведенная в Федеральном законе Российской Феде рации от 27 июля 2006 г. №149ФЗ «Об информации, информа ционных технологиях и защите информации»: «Информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их пред ставления» 1 . Информация обладает рядом свойств, таких как коммуника тивность, т. е. способность к обмену, разнообразие форм, воз можность обработки и передачи, накопление, сохранение при использовании и др. Эти свойства изначально используются для целенаправленного воздействия на людей, необходимого для согласования и координации их совместной деятельности, т. е. в управлении. 1 Данная формулировка могла бы принять более законченный вид, будучи дополненной словами: «и воспринимаемые человеком или спе циальным техническим средством». $ В практике управления используется информация различ ных видов. Основными из них считаются социальноэкономи ческая, научная, техническая, культурная, медицинская, сель скохозяйственная. Важнейшей из них является социальноэко номическая информация, которая на практике более известна под названием управленческая информация. В настоящее время преобладающая часть управленческой ин формации (до 90% объема) согласно общим требованиям мно гих законодательных актов Российской Федерации должна в обя зательном порядке фиксироваться, закрепляться. Фиксация ин формации осуществляется в виде документов на материальном носителе - бумаге или в электронном виде. Документальное оформление управленческой информации необходимо не толь ко для передачи ее во времени и на расстояние, но также для осуществления текущего контроля исполнения принятых реше ний и анализа процесса управления с целью повышения его эф фективности. Понятие «документ» имеет своим истоком латинское слово «docco», что переводится как «извещаю», «учу». Производная форма от «docco» - «documentum», означающая «доказательство», «свидетельство», впоследствии во многих отраслях науки и прак тической деятельности человека, в частности в сфере управле ния, закрепилась в качестве специального термина. Считается, что термин «документ» в русский язык ввел Петр I, применив его в значении «письменное свидетельство», подчерк нув тем самым правовой аспект понятия. Управленческий ха рактер документа как носителя информации, предназначенной для организации координации совместной деятельности людей, утвердился в XIX в. Однако в практической работе учреждений дореволюционной России, а затем в советское время вплоть до 20х годов XX в. термин «документ» почти не употреблялся. Ис пользовались в качестве тождественных такие понятия, как «гра мота», «акт» и в особенности - «деловая бумага». С учетом получившего в настоящее время распространение в научной среде наряду с термином «документ» словосочетания «документированная информация» ГОСТ Р 51141–98 дает сле дующую формулировку определения термина «документ»: «до& кумент; документированная информация - зафиксированная на ма& % териальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» . Под реквизитами согласно ГОСТ Р 51141–98 понимаются обязательные информационные элементы оформления офици ального документа (автор, дата, текст, условное обозначение и др.). Стандарт определяет официальный документ как любой вид документа, созданный юридическим или физическим ли цом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (например, чертеж, резюме, протокол, удостоверение лично сти, книга, автобусный билет и т. д.). Официальный документ обладает юридической силой, т.е. свойством, сообщаемым ему действующим законодательством, компетенцией создавшего его органа и установленным порядком его оформления. Особую ка тегорию официальных документов составляют служебные доку менты - документы, образующиеся в сфере управления, кото рые и являются предметом нашего изучения (приказы, распоря жения, служебные письма, акты, протоколы и др.). ГОСТ Р 51141–98 определяет служебный документ как офи циальный документ, используемый в текущей деятельности орга низации. Служебная документация в практике управления ши роко известна под названием управленческая документация. В дальнейшем изложении учебного материала термины «доку мент», «служебный документ», «управленческий документ» бу дут применяться как синонимы в значении документа, призван ного обеспечить управленческий процесс в организации, учреж дении, фирме. Важным моментом, требующим пояснения для изучающих основы делопроизводства, является вопрос о том, распростра няется ли определение термина «документ» по ГОСТ Р 5114198 на документ в электронной форме. В структуре электронного документа различают общую и осо бенную части. Общая часть содержит информацию, включаю щую смысловое содержание документа и сведения об адресате. Особенная часть касается электронной цифровой подписи. Осо бенность в том, что использование в управлении электронного документа без вывода его на бумажный носитель возможно лишь при условии правового обеспечения применения электронной цифровой подписи. В связи с этим подчеркнем, что при соблю дении соответствующих требований (см. Федеральный закон от & 10 января 2002 г. № 1ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Гражданский кодекс Российской Федерации и др.) цифровая подпись в электронном документе становится юридически рав носильной подписи в документе на бумажном носителе. В Зако не «Об электронной цифровой подписи» четко указано, что элек тронные документы - это всего лишь особая категория доку ментов, к электронным документам следует относиться так же, как к документам на бумажном носителе. Документ в управлении, будь он оформлен на бумажном но сителе или дан в электронном виде, выступает одновременно и как предмет труда, и как его результат. В документе фиксируют ся факты, события, явления практической и мыслительной дея тельности человека - тем самым документ выполняет важней шую свою функцию - информационную. К информационной функции документа тесно примыкает организационная функция. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внеш ние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция документа. Документ выполняет также юридическую (правовую) функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, документ осуществляет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышен ного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформлен ный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, формирует имидж организации. Процесс создания служебной документации в соответствии с действующими нормами и правилами, технология работы с до кументами, вплоть до управления их огромными массивами, тре буют своего методологического и организационного обеспече ния в виде особой отрасли деятельности людей. Такую отрасль деятельности, обеспечивающую документирование управленче ской информации и организацию работы с документами, в ста рину называли «вершением дел», в настоящее время согласно ГОСТ Р 5114198 официально именуют терминами - делопро изводство и документационное обеспечение управления. В даль нейшем в главе 1 и других отдельных случаях будет в основном использоваться традиционный термин - «делопроизводство», постепенно наполняя его современным содержанием. " Становление российского делопроизводства от стихийного зарождения деловой переписки до появления той или иной си стемы работы с документами историки, ученыедокументоведы тесно увязывают с преобразованиями в области государственно го устройства, реформирования аппарата управления страной, отраслями деятельности людей, нуждающихся в документиро вании результатов своей работы. Развиваясь, российское дело производство в своем становлении прошло три периода, каж дый из которых в свою очередь может быть подразделен на от дельные этапы: 1.Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России: - от появления первых документов до приказного делопро изводства включительно (X–XV вв.); - коллежское делопроизводство (XVIII в.); - министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX– начало XX в.). 2.Делопроизводство в СССР (1917–1991 гг.): - от разрозненных усилий по упорядочению дело производства до разработки Единой государственной си стемы делопроизводства (1917–1973 гг.); - от традиционного делопроизводства к документационно му обеспечению управления. 3.Современное российское делопроизводство. Далее дадим краткое описание и охарактеризуем вклад в ста новление современного делопроизводства каждого из названных периодов. "% Появление первых документов (фиксированная информация на любом доступном материале - камне, глиняной дощечке, в Древней Руси - на бересте) стало возможным с изобретением письма, с возникновением письменности. От первых документов к приказному делопроизводству (X–XV вв.) В сложный период зарождения и формирования Древнерус ского государства (X–XV вв.), во времена феодальной раздроб ленности, при отсутствии единого управления, управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощни ков (дьяков). В этих условиях получила определенное развитие одна из отраслей делопроизводства, а именно - документиро вание. О достаточно высоком уровне культуры подготовки доку ментов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911 г., 945 г.), жалованные и вкладные грамоты, завещания, личная пере писка, найденная при археологических раскопках в 1951–1952 гг. в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места их хранения. Документы хранились в сокровищницах вместе с драгоценностями, церквях и монастырях. Самой древней формой документа на Руси была грамота - лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15–17 см). Перга мент представлял собой специальным образом выделанную те лячью, баранью или козлиную кожу. Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следую щих листов, образуя собой столбец, столпик. Отсюда название данной технологии работы с документами - столбцовое дело производство. Несмотря на достаточно широкую практику документирова ния, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какойто системе еще преждевременно. Это был период зарождения традиций, накопления опыта подготов ки и хранения документов. В условиях феодальной раздроблен ности делопроизводство как система практикой управления еще не была востребована. Приказное делопроизводство (XV–XVII вв.) Российское делопроизводство как система начинает склады ваться с середины XV в. по мере превращения Московского кня жества в великорусское государство. Московским великим кня зьям удалось создать сильную централизованную систему управ ления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами - цен тральными исполнительными органами. В период действия делопроизводства, получившего название приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты, Бо ярская дума - «приговоры», от приказов на места направлялись «памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канце лярию» - приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «наверх» посылались «от писки» (отсюда родилось название бессодержательного чинов ничьего ответа на какоелибо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. Считается, что в этот период родились термины «дело» как со брание документов по какомулибо вопросу и «делопроизвод ство» как процесс производства (вершение) дел. В приказах (их насчитывалось по разным источникам от 50 до 70) происходит выделение делопроизводства в особую сфе ру деятельности, формируется слой служивых людей - профес сиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. В приказном делопроизводстве длительное время использо валась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов. Еще в XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, и свиток из подклеенных друг к другу бумажных листов мог иметь большие размеры, создавая неудобства в обращении и хранении документов. Например, Соборное уложение 1649 г. имело в длину 309 метров (рис. 1.1). Чтобы свиток при разматывании не волочился, его наматыва ли на деревянный стержень - так родилось слово «волокита», смысл которого не требует особого пояснения,- речь идет о необоснованном затягивании принятия решения. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зароди лась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости на копившиеся тетради переплетались и составляли собой книги. В этот период появились и начали складываться системы во енной, дипломатической и бухгалтерской документации. Таким образом, система государственного управления, сложившаяся к концу XVII в., вызвала к жизни систему приказно го делопроизводства с ее обширным бумажным «ведением дел» - делопроизводством. В деятельности приказов появились пря мые предписания по содержательной и оформляющей частям документов, порядок их движения как внутри приказа, так и между приказами. На рис. 1.2, например, показан фрагмент грамоты, устанавливающей правила адресования документов. В делопроизводстве постепенно сформировались виды управ ленческих документов (грамоты, памяти, отписки и др.), сло жилась определенная система регистрации документов, осно вы справочного аппарата (тетради, описи), зародилось архив ное дело. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства. Однако установ ление на законодательном уровне общих административных и делопроизводственных правил, регламентация всех сторон дея тельности канцелярий и архивных учреждений были еще впере ди, на следующем этапе развития системы государственного управления. $"" ! $&" %"& % E E 1 "&%E E E E " Коллежское делопроизводство (XVIII в.) Новый этап становления российского делопроизводства свя зан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления (1700 г.) Петр I от меняет столбцовую форму документов, происходит всеобщий переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в об ласти управления (1717–1720 гг.) была создана новая система го сударственных учреждений: в центре - Сенат, Синод, Государев кабинет и 12 коллегий (Иностранных дел, Военная, Адмирал тейская, Коммерцколлегия, Вотчинная и др.), заменивших со бой свыше полусотни приказов; на местах - губернаторы, вое воды, магистраты и другие органы власти. Каждая из 12 колле гий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Характерной чертой новой системы управ ления была коллегиальность в принятии решений. Система де лопроизводства в связи с преобразованиями государственного аппарата управления получила название коллежской - по на званию центральных учреждений нового типа. Первоначально коллегии руководствовались в работе соб ственными регламентами, затем законодательной базой их деятельности стал «Генеральный регламент», подписанный Петром I 28 февраля 1720 г., ставший основой не только органи зации деятельности государственного аппарата, но и важнейшим актом, определившим развитие делопроизводства в России на весь XVIII в. В регламенте обстоятельно раскрываются структура и функции канцелярии, приводится отдельная глава о секретар ском чине, который становится центральной фигурой канцеля рии - ее управляющим 1 . Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, реги стратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчик и вахмистр. Наиболее важные документы готовились секрета рем, остальные - канцеляристами. Часть документов составля лась по «генеральным формулярам», т.е. обязательным формам документов с набором соответствующих реквизитов. 1 Некоторые авторы рекомендуют считать 28 февраля 1720 г. датой рож дения секретарской должности в России (Бондарева Т.Н. Секретар ское дело: Практическое пособие. - М.: Высшая школа, 1989). # Генеральным регламентом были особо четко оговорены про цессы регистрации входящих и исходящих документов, впервые определен порядок сдачи в архив законченных производством дел, впервые также введено само понятие архива и установлена должность архивариуса. Контроль за исполнением документов возлагался на прокурора коллегии, были установлены типовые сроки исполнения отдельных видов документов. Особое внима ние уделялось исполнению указов государя; их несвоевремен ное исполнение каралось строго, в отдельных случаях - смерт ной казнью. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов. В результате реформ в делопроизводстве и практике управ ления по примеру западных образцов появились многие новые термины и названия документов: указы, регламенты, архив, ар хивариус, протоколы, рапорты, корреспонденция, журналы, инструкция, реляция, прошения (вместо - челобитная), инс пектор, администратор и др., которые находят применение и в наше время. Завершила реформу государственного управления учрежде ний и коллегиального делопроизводства Екатерина II, издав За кон от 7 ноября 1775 г. «Учреждения для управления губерний», внесший единообразие в структуру управления на местах, упо рядочивший переписку учреждений разного уровня. Число кол легий было сокращено с 12 до 3х. В соответствии с Законом от 7 ноября 1775 г. губернское прав ление получало от Сената указы, в свою очередь посылало соб ственные указы подчиненным должностным лицам на местах, получая в ответ доношения, рапорты. Штат губернских канце лярий состоял из секретарей (старших и младших), протоколи ста, регистратора, журналиста, канцеляристов, писцов, перевод чика, архивариуса. Количественный состав служащих канцеля рии зависел от числа решаемых дел. В целом коллежское делопроизводство, сложившееся на базе реформ государственного управления Петра I и Екатерины II, представляет собой систему, характеризующуюся высоким уров нем законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярий, строгим закреплением за должностными лицами и рядовыми работниками их обязанностей. Коллежское дело производство заложило основы, на которых развивалось россий ское делопроизводство в последующие полтора столетия. $ Министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX - начало XX вв.) В начале XIX в. (1801–1811 гг.) вследствие ослабления высше го и центрального аппаратов управления государством Алек сандр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. С введением министерств коллегиальная процедура приня тия решений была заменена на единоличную, что повлекло за собой изменение организационной структуры центральных ор ганов управления государством и сказалось на делопроизвод ственном обеспечении их работы. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917 г.) полу чила название министерской. Ее также называют «исполнитель& ной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснитель ное исполнение своих непосредственных обязанностей. Аппарат управления министерства согласно царскому Мани фесту состоял из департаментов, которые делились на отделе ния, а отделения - на столы. В каждом департаменте действо вал совещательный орган, включавший директора и начальни ков отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте - кан целярия департамента. Канцелярия министра, в которой было сосредоточено «пись моводство» министерства, управлялась директором, делилась подобно департаментам на отделения и столы. Министерское делопроизводство характеризуется расшире нием видового состава документации, увеличением объемов пе реписки, унификацией форм документов. Были определены ос новные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих документов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исхо дящих документов, отправка документов адресатам. В целом организация работы с документами в рамках мини стерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке - документообо& рот), включая и архивное хранение. Особое внимание в мини стерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по сле!"$ Предисловие............................................................................................3 Глава 1. Исходные понятия делопроизводства.......................................5 1.1. Истоки делопроизводства: информация, управление, документ..........................................................................................5 1.2. Становление делопроизводства в России......................................9 1.2.1. Делопроизводство в дореволюционной России (до 1917 г.)...............................................................9 1.2.2. Советский период развития делопроизводства...............19 1.3. Нормативноправовое обеспечение российского делопроизводства..........................................................................22 1.4. Классификация деловой документации......................................29 1.5. Унификация и стандартизация управленческой документации...............................................................................32 Контрольные вопросы...........................................................................40 Словарьминимум терминов по документационному обеспечению управления и архивоведению...........................................41 Глава 2. Общие нормы и правила оформления документов...................45 2.1. Основные особенности языка служебных документов..............45 2.2. Управленческая документация. Требования к управленческому документу......................................................................................47 2.3. Размеры бумаги, применяемой в делопроизводстве...................49 2.4. Размеры полей служебных документов......................................50 2.5. Нумерация страниц......................................................................51 2.6. Способы написания дат в документах.........................................52 2.7. Сокращения слов и словосочетаний в тексте.............................53 2.8. Оформление названий документов органов власти....................56 2.9. Оформление в документах написания чисел..............................56 2.10. Написание физических величин...............................................59 2.11. Написание в документах математических формул..................61 2.12. Оформление в документах таблиц и выводов...........................63 2.13. Оформление текстов документов в анкетной и трафаретной формах...............................................................66 2.14. Оформление в документах некоторых знаков препинания и символов.............................................................67 !"% 2.15. Типичные ошибки в текстах документов..................................69 2.16. Контроль качества подготовки документов...............................72 Контрольные вопросы...........................................................................75 Глава 3. Организационнораспорядительная документация: понятие, классификация, состав и оформление реквизитов. Бланки документов.....................................77 3.1. Понятие и классификация ОРД. Состав и схемы расположения реквизитов....................................................................................77 3.2. Бланки документов и их виды.....................................................82 3.3. Оформление реквизитов организационно распорядительных документов....................................................87 3.4. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.......................................................................106 3.5. Нормы и требования к размещению реквизитов документов..107 Контрольные вопросы.........................................................................110 Глава 4. Оформление организационноправовых документов..........................................................................................111 4.1. Устав организации......................................................................112 4.2. Штатное расписание..................................................................113 4.3. Оформление положений.............................................................115 4.4. Должностная инструкция...........................................................115 Контрольные вопросы.........................................................................123 Глава 5. Оформление приказов и других распорядительных документов..........................................................................................124 5.1. Характеристика этапов подготовки...........................................124 5.2. Подготовка, оформление и реквизиты приказа........................127 5.3. Оформление распоряжения.......................................................136 5.4. Оформление указания................................................................137 5.5. Оформление постановлений......................................................142 5.6. Оформление решения.................................................................148 Контрольные вопросы.........................................................................153 Глава 6. Оформление служебных писем и другой информационносправочной документации.........................................154 6.1. Понятие «служебное письмо». Разновидности служебных писем...........................................................................................154 6.2. Реквизиты и структура служебного письма..............................157 6.3. Язык и стиль служебного письма..............................................159 6.4. Этикет в служебной переписке.................................................162 6.5. Образцы и примеры оформления служебных писем................164 !"& 6.6. Электронный документ: достоинства и проблемы использования............................................................................165 6.7. Особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой....................................................................172 6.8. Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи...............................................................................174 6.9. Оформление акта........................................................................177 6.10. Оформление протокола.............................................................177 6.11. Оформление докладной, служебной и объяснительной записок.....................................................................................180 Контрольные вопросы.........................................................................186 Глава 7. Оформление документов по трудовым правоотношениям................................................................................187 7.1. Классификация документов по личному составу.....................187 7.2. Оформление документов, используемых при приеме на работу......................................................................................190 7.3. Оформление приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу....................................204 7.4. Оформление приказа (распоряжения) о прекращении действия трудового договора (увольнении) работника.............206 Контрольные вопросы.........................................................................211 Глава 8. Оформление корреспонденции в англоязычных странах........212 8.1. Структура формуляра и состав реквизитов служебного письма.........................................................................................212 8.2. Требования к оформлению реквизитов.....................................213 8.3. Требования к оформлению конвертов.......................................220 Контрольные вопросы.........................................................................220 Глава 9. Документооборот и его организация.....................................223 9.1. Понятие, принципы и характеристика документооборота......223 9.2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов...226 9.3. Прохождение исходящих документов.......................................232 9.4. Прохождение внутренних документов......................................233 9.5. Прием, передача и доставка документов..................................234 9.6. Работа с конфиденциальными документами...........................235 9.7. Работа с обращениями граждан в органы власти.....................236 9.8. Учет объема документооборота...................................................238 Контрольные вопросы.........................................................................239 Глава 10. Регистрация документов.....................................................240 10.1. Понятие и системы регистрации документов.........................240 !"" 10.2. Формы и порядок регистрации документов............................242 10.3. Индексация документов...........................................................245 10.4. Организация справочноинформационной работы.................247 10.5. Контроль за исполнением документов....................................249 Контрольные вопросы.........................................................................251 Глава 11. Составление номенклатур и текущее хранение дел..............252 11.1. Составление номенклатуры дел...............................................252 11.2. Формирование и текущее хранение дел..................................255 11.3. Оперативное хранение документов.........................................256 Контрольные вопросы.........................................................................257 Глава 12. Подготовка дел к сдаче в архив.........................................258 12.1. Экспертиза ценности документов. Общее представление..........................................................................258 12.2. Оформление дел и передача их на архивное хранение............260 Контрольные вопросы.........................................................................262 Глава 13. Хранение документов в архиве организации........................263 13.1. Исходные понятия архивного дела..........................................263 Контрольные вопросы.........................................................................265 13.2. Нормативноправовое обеспечение деятельности архивов организаций................................................................266 Контрольные вопросы.........................................................................269 13.3. Подготовка и передача дел на хранение в архив организации..............................................................................269 13.3.1. Экспертиза ценности документов...............................269 13.3.2. Порядок уничтожения документов..............................273 Контрольные вопросы.........................................................................276 13.3.3. Оформление дел и передача их на архивное хранение в организации............................277 13.3.4. Фондирование архивных документов..........................285 Контрольные вопросы.........................................................................286 Глава 14. Материальнотехническое обеспечение архива...................288 14.1. Требования к помещению архивохранилища.........................288 14.2. Оборудование архива организации..........................................290 Контрольные вопросы.........................................................................292 14.3. Учет и хранение электронных документов..............................293 Контрольные вопросы.........................................................................296 Глава 15. Порядок передачи документов на государственное хранение.......................................................................................297 Контрольные вопросы.........................................................................300 !# Глава 16. Механизация и компьютеризация процессов документационного обеспечения управления......................................301 16.1. Классификация и назначение организационных технических средств................................................................301 16.2. Персональный компьютер - основной инструмент современной системы документационного обеспечения управления................................................................................305 16.2.1. Современные ПК и их возможности...........................305 16.2.2. Автоматизация работы с документами на базе ПК.....307 16.3. Организация документооборота с использованием средств телекоммуникации..................................................................311 16.5. Персональный компьютер как средство делового общения..315 Контрольные вопросы.........................................................................317 ПРИЛОЖЕНИЯ...............................................................................318 Приложение 1. Примерное положение о службе документационного обеспечения управления...........................318 Приложение 2. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия.................................................................................323 Приложение 3.Примерное положение об архиве организации......328 Приложение 4. Должностная инструкция архивариуса..................332 Приложение 5. Примеры текстов служебных писем на английском языке..................................................................337 Приложение 6. Примерный перечень документов с грифом утверждения.................................................................................339 Приложение 7. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, печати с государственной символикой, печати с логотипом организации.................................................................................340 Приложение 8. Памятка начинающему пользователю ПК............341 Литература.........................................................................................344 Серия «Среднее профессиональное образование» Басаков Михаил Иванович ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ [ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО] Учебник Ответственный редактор В. Кузнецов Технический редактор Г. Логвинова Подписано в печать 11.09.2012 Формат 84108/32. Бум. тип № 2. Гарнитура NewtonC. Печать офсетная. Усл. п. л. 18,48. Тираж 2500 экз. Зак. № ООО «Феникс» 344082, г. РостовнаДону, пер. Халтуринский, 80 Отпечатано с готовых диапозитивов в ЗАО «Книга» 344019, г. РостовнаДону, ул. Советская, 57

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Комитет по образованию Санкт-Петербурга

Государственное образовательное учреждение СПО

Санкт-Петербургский колледж управления и экономики «Александровский лицей»

Документационное обеспечение управления

Учебное пособие

Серова Л.И.,

Марковская Л.Н.

Санкт-Петербург 2010

Пояснительная записка

Введение

Раздел 1. Краткая история развития делопроизводства

1.1 Приказное делопроизводство XV - XVII вв.

1.2 Коллежское делопроизводство

1.3 Министерское делопроизводство XIX - начала XX вв.

1.4 Делопроизводство после 1917 года

Раздел 2. Документирование

2.1 Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа

2.2 Признаки и структура документа

2.3 Классификация документов

2.4 Унификация и стандартизация документов

2.5 Нормативно-методическая база ДОУ

2.6 Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Формуляр-образец

2.7 Организационно-распорядительная документация

2.8 Перечень реквизитов документов. Формуляр-образец

2.9 Правила оформления реквизитов

2.10 Оформление служебных документов

Раздел 3. Организация работы с документами

3.1 Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота

3.2 Организация приема, и регистрации документов

3.3 Организация рассмотрения документов

3.4 Регистрация документов

3.5 Информационно-справочная работа

3.6 Контроль исполнения документов

3.7 Организация оперативного хранения документов

3.8 Требования к формированию дел в делопроизводстве

3.9 Экспертиза ценности документов

3.10 Подготовка дел к архивному хранению

3.11 Автоматизация процессов делопроизводства

Список литературы

Приложения

Пояснительная записка

В учебном пособии освещены вопросы развития делопроизводства, документирования и организации работы с документами на основе современных законодательных актов и нормативных документов.

В разделе «История развития делопроизводства» изложены основные этапы развития отечественного делопроизводства.

В разделе «Документирования» подробно рассмотрены правила оформления реквизитов служебных документов на основе действующего стандарта, изложены основные требования к оформлению служебных документов.

В разделе «Организация работы с документами» представлены вопросы организации делопроизводственной службы, организации документооборота организации, технологии регистрации, учета и хранения документов.

В конце каждой рассмотренной темы разделов представлены контрольные вопросы.

Данное учебное пособие предназначено для студентов среднего профессионального образования, оно может быть использовано при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления» в качестве общепрофессиональной.

В приложениях к учебному пособию включены основные нормативные документы, необходимые при изучении дисциплины «Документационное обеспечение управления» и формуляры-образцы документов.

Введение

Делопроизводство - отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения. Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понятно. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Современное делопроизводство включает:

· обеспечение своевременного и правильного создания документов;

· организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки документов. В технологию работы с документами входит:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения документов;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов;

· отправка документов;

· систематизация, формирование дел и текущее хранение документов.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, держащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

делопроизводство реквизит документооборот

Раздел 1. Краткая история развития делопроизводства

1.1 Приказное делопроизводство XV - XVII вв.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Происхождение приказов связанно с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие функции административного управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв.

Этот период управления не составлял стройной системы и строился на системе «поручений», передавался в ведении одного лица по степени доверия к нему великого князя. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно неизвестно, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказный судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи). В его ведении состояли дьяки - от одного от трёх, а к концу XVII века в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии стажем делились на “старых” (старших), «середних» и «молодшых» (младших).

Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей; они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в., обращают внимание на необходимость строго контролировать работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках - ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и приём посетителей. В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. используется бумага, отечественная. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются. Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшим, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьёвых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением, так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением - их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весьма специфическая форма документов - столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!

Составные части столпа назывались «поставами». Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

В целом, в приказный период постепенно создаётся система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приёмы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло ещё ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство.

1.2 Коллежское делопроизводство

Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил правительство искать новые формы государственного устройства. Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Складывается новый тип государства - абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточение в одних руках законодательной и исполнительной власти. Вначале XVIII века в России проходит реформа приказного делопроизводства. Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определённой отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату.

Коллегии становятся в России центральными отраслевыми органами управления. В 1720 году был подготовлен и подписан Петром I «Генеральный регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий. В этом документе давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Из текста документа выделились дата, подпись, появляется в документах заголовок. Появились новые виды документов: письма, реляции, циркуляры, доношения. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, их сменили тетради. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления.

Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации документов. Таким образом, «Генеральный регламент» закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения. Именно в этот период появилось название «архив». В целом реформы государственного аппарата первой четверти XVIII веке установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма. Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает вначале XIX века при Александре I.

1.3 Министерское делопроизводство XIX - начала XX вв.

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения. Новая система управлений - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 года, были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции. Каждому министру предписывалось создать канцелярию. Одновременно с министерствами в 1802 года учреждён Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже, 1 января 1810 года создан Государственный совет, высшее законосовещательное учреждение.

Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Министерства делились на департаменты, которые возглавлялись правителем канцелярии департамента и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностей и количественный состав зависел от объёма и содержания дел.

В этот период наблюдалось единообразие в системе делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Для создания документов впервые начинают использовать бланки, которые создавались рукописным или типографским способом. Само понятие делопроизводство обозначало деятельность, которой занималась не только и не столько канцелярия, сколько весь аппарат учреждения в целом. Термин «делопроизводство» происходит от сочетания слов «производство дела», а под «делом» в то время понималась не папка с документами, как в современном делопроизводственном значении этого слова, а рассматриваемый и решаемый вопрос: производство дела - это не что иное, как решение дела.

Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчинённых учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра. Все поступающие в министерство дела делились на три категории:

· текущие дела - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;

· чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;

· дела, «не терпящие времени», или срочные.

Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только её чёткая законодательная регламентация, но и достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Однако работа по совершенствованию делопроизводства была прервана в 1917 году сначала Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революции. Это привело к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

1.4 Делопроизводство после 1917 года

Делопроизводственная документация периода становления советской государственности отразила специфику этапа выработки новых форм и методов государственного управления, начального этапа создания советского государственного аппарата, его сращивания с партийными структурами, огосударствления общественных организаций. История российского делопроизводства 1920-х гг. изучена недостаточно, в частности, слабо освещены вопросы документирования деятельности местных органов государственной власти и управления, впрочем, как и в целом, история местных государственных учреждений.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны 1941 - 1945 гг. оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести ко второй половине ХХ века. Начиная с 1960-х гг. в нашей стране успешно разрабатывались проблемы стандартизации и унификации документов, рационализации делопроизводства в советских учреждениях.

В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД - Единой государственной системы делопроизводства. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет Совета Министров СССР по науке и технике. Автор ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирование на их практическое изучение.

Заметным явлением в истории делопроизводства 1970 - 1980-х гг. стало издание Государственных стандартов - ГОСТов на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической и социальной информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), в который включены наименования фирм документов унифицированных систем (УС), адаптированных к современным условиям, и основные положения по ведению систем классификаторов УСД. К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

Контрольные вопросы

1. Какие документы создавались в период приказного делопроизводства?

2. Как документы хранились в период приказного делопроизводства?

3. Что нового, прогрессивного появилось в период коллежского делопроизводства в работе с документами?

4. Когда впервые появились архивы?

5. В каком периоде развития делопроизводства появились бланки для служебных документов?

Раздел 2. Документирование

2.1.Понятие о документах, способах документирования, носителях информации и функциях документа

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 « документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фиксирования и передачи информации во времени и пространстве применялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютерной техники. Происходило это потому, что менялись носители информации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотопленки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами. Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изменениями от 10 января 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы, т.е. документы и массивы документов являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст.5) также установлено, что «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения - это документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 « юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» .

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

· информативные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

· функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

· функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а,следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.

Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию, может быть различным. Распорядительные документы (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также выполняют социальную функцию, так как ориентированы на использование определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (отраслью). Документы могут не только отражать процессы, происходящие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Социальная функция документа может проявляться и в характеристиках личности в ее социальных аспектах, т.е. в отражении деятельности, места, роли той или иной личности в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы и т.п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Существует две группы документов, наделенных правовой функцией:

· изначально обладающие ею;

· приобретающие ее на время.

В первую группу можно включить документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. Это все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.); судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, положения, уставы, инструкции, правила и др.

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит издание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тарифной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств документ может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.

Учетная функция документахарактеризует прежде всего количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения и др.

Ф ункция исторического источника, эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Контрольные вопросы

1. Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2. Что включает в себя понятие «документ»?

3. Какие способы документирования вы знаете?

4. Чем отличается документ личного происхождения от официального документа?

5. Что обуславливает юридическую силу официального документа?

6. Что понимается под полифункциональностью документа?

7. Назовите основные блоки функций документа. Чем характеризуется каждый блок функций?

2.2 Признаки и структура документа

Документ - это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ является сложным объектом, представляющим собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

К основным свойствам документа относят:

Атрибутивность -это наличие в документе как в целостной системе двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он существовать не может: информационной и материальной. Информационная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материальная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зрения материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность - это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств, при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным, с целью его использования и хранения.

К основным признакам документа относится:

Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расп-ложенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.

Предназначенность для использования в социальной коммуникации , т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

З авершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть полноценным документом. Требования завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований.

Контрольные вопросы

1. Что такое документ?

2. Назовите основные признаки документа и дайте характеристику каждого из них?

3. Назовите основные свойства документа и дайте характеристику каждого из них?

2.3 Классификация документов

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

· по происхождению: служебные, личные;

· по сложности: простые, сложные;

· по срочности: срочные, несрочные;

· по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

· по форме: типовые, индивидуальные;

· по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

Классификация документов по характеру информационных связей предприятия выделяетвнешние и внутренние документы.

Квнешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению выделяет организационные, распорядительные, информационно-справочные идокументыпо личному составу .

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, распоряжения и решения.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т.д.), трудовые книжки, трудовые договоры с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные.записки, телефонограммы и др.

Еще существует классификация документов по содержанию . Данная классификация выделяет первичные, вторичные и сводные документы.

Первичные -это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Вторичные - это документы, которые создаются на основе первичных.

Сводные - документы, в которых собраны данные из нескольких первичных и вторичных документов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов но типу носителей: бумажные и электронные документы.

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

· простота внесения изменений;

· использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

· экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

· оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

· возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

· возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: как письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что привело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль правильности их оформления и регистрация.

Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки.

Контрольные вопросы

1. Что такое классификация документов?

2. Какие документы бывают по срокам хранения?

3. Назовите классификацию документов по характеру информационных связей.

4. Что такое электронный документ?

5. Назовите преимущества электронного документа.

2.4 Унификация и стандартизация документов

Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплексную систему документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию (общему, среднему профессиональному, высшему, послевузовскому и т.п.) будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации. Унификация документов предполагает:

· установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

· разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца; разработку структур документов;

· создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и информационной совместимости.

С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт».

Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения с тандартов, а на смену государственным стандартам пришли национальные стандарты . Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации (в настоящее время в стране разработано 37 общероссийских классификаторов).

Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона "О техническом регулировании"» Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномоченным исполнять функции национального органа Российской Федерации по стандартизации (Госстандарт России).

...

Подобные документы

Унификация и стандартизация документов. ГОСТ Р6.30-2003: область применения стандарта, виды бланков. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Договорно-правовая документация.

учебное пособие , добавлен 07.04.2011


Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.

реферат , добавлен 26.02.2009


Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.

дипломная работа , добавлен 09.02.2011


Обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов как фактора повышения производительности управленческого труда. Изучение унифицированных систем документации. Исследование состава и расположения основных реквизитов документа.

реферат , добавлен 07.04.2014


Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.

курсовая работа , добавлен 05.10.2014


Понятие делопроизводства как отрасли деятельности, предмет и методы, порядок его проведения. Виды документов, особенности и сферы их практического применения. Направления государственного регулирования делопроизводства и ответственные за него органы.

лекция , добавлен 11.01.2011


Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.

курсовая работа , добавлен 14.12.2004


Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.

дипломная работа , добавлен 16.10.2013


Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.

контрольная работа , добавлен 05.01.2012


Основные направления деятельности управляющей компании, организационные документы предприятия. Организация документооборота: прием, отправка и регистрация документов, контроль исполнения. Классификация и систематизации документов, формирование дел.